प्रोजेक्ट अपडेट के लिए PowerPoint पर स्विच करना बंद करें

यह कुछ ऐसा है जो हर जगह टीमों में हर हफ्ते चुपचाप घंटे खा जाता है। किसी को प्रोजेक्ट अपडेट प्रस्तुत करना है। शायद यह स्टेकहोल्डर रिव्यू है। शायद स्प्रिंट डेमो। शायद क्लास प्रेज़ेंटेशन या क्लाइंट चेक-इन। तो वे क्या करते हैं? प्रोजेक्ट मैनेजमेंट टूल छोड़ते हैं, PowerPoint या Google Slides खोलते हैं, एक नया डेक बनाते हैं, और मैन्युअल रूप से जानकारी कॉपी करने लगते हैं। वर्तमान स्थिति, पूरे हुए टास्क, आगामी माइलस्टोन, बाधाएं, स्क्रीनशॉट। सब कुछ उस टूल से खींचा जाता है जहाँ वास्तविक काम होता है, और स्लाइड्स में पुनः प्रारूपित किया जाता है जो एक बार देखी जाएंगी और फिर कभी नहीं खुलेंगी। यह कोई मामूली परेशानी नहीं है। साप्ताहिक अपडेट करने वाली टीमों के लिए, यह हर महीने घंटों की बर्बाद मेहनत है। और सबसे बुरी बात यह है कि जब तक डेक तैयार होता है, जानकारी पहले से थोड़ी पुरानी हो चुकी होती है क्योंकि प्रोजेक्ट तब भी आगे बढ़ता रहा जब कोई स्लाइड बना रहा था।

लोग PowerPoint पर डिफ़ॉल्ट करने का कारण सरल है। प्रेज़ेंटेशन वह तरीका है जिससे हम प्रगति बताते हैं। स्टेकहोल्डर स्लाइड्स की उम्मीद करते हैं। प्रोफेसर स्लाइड्स की उम्मीद करते हैं। क्लाइंट स्लाइड्स की उम्मीद करते हैं। यह "हम कहाँ हैं और कहाँ जा रहे हैं" के लिए सार्वभौमिक प्रारूप है। और अधिकांश प्रोजेक्ट मैनेजमेंट टूल में इसके लिए कुछ नहीं होता। वे काम ट्रैक करने में बढ़िया हैं लेकिन उसे संप्रेषित करने में बेकार। आप मीटिंग में जाकर Kanban बोर्ड नहीं खोल सकते। ठीक है, खोल सकते हैं, लेकिन 47 टास्क कार्ड किसी ऐसे व्यक्ति को समझाने की कोशिश करें जो बस जानना चाहता है कि प्रोजेक्ट सही रास्ते पर है या नहीं। तो यह अनुवाद परत इसलिए है क्योंकि काम ट्रैक होने और काम बताने के तरीके के बीच एक अंतराल है। सवाल यह है कि क्या उस अंतराल को एक बिल्कुल अलग टूल से भरना जरूरी है जिसकी अपनी लर्निंग कर्व, फाइल मैनेजमेंट और फॉर्मेटिंग की झंझट हो।

IndieDevBoard में हर प्रोजेक्ट के अंदर एक Presentations फीचर है। आपको कुछ एक्सपोर्ट करने या टूल बदलने की जरूरत नहीं। आप स्लाइड्स वहीं बनाते हैं जहाँ आपका काम पहले से है। फायदा स्पष्ट है। आपके प्रोजेक्ट का डेटा, टास्क, माइलस्टोन, प्रगति प्रतिशत और नोट्स — सब कुछ वहीं है। आप एक टैब से दूसरे टैब में कॉपी-पेस्ट नहीं कर रहे। आप उसी वर्कस्पेस में एक प्रेज़ेंटेशन बना रहे हैं जहाँ वास्तविक प्रगति ट्रैक होती है। यह विशेष रूप से बार-बार के अपडेट के लिए उपयोगी है। हर हफ्ते शुरू से डेक बनाने की बजाय, आप कुछ स्लाइड्स को नवीनतम संख्याओं से अपडेट करते हैं और हो गया। संरचना वही रहती है। सामग्री बस यह दर्शाती है कि चीज़ें वास्तव में कहाँ खड़ी हैं। पैंतालीस की बजाय पाँच मिनट।

स्टेकहोल्डर मैनेजमेंट उन चीज़ों में से एक है जो कोई नहीं सिखाता लेकिन सभी से संघर्ष करवाती है। मुख्य चुनौती है लोगों को सूचित रखना बिना काम करने से ज्यादा समय काम की रिपोर्ट में लगाए। प्रोजेक्ट के अंदर रहने वाली प्रेज़ेंटेशन के साथ, आप मिनटों में एक स्टेकहोल्डर अपडेट तैयार कर सकते हैं। वर्तमान प्रगति, मुख्य माइलस्टोन, आगामी डेडलाइन, खुले जोखिम। यह सब वास्तविक प्रोजेक्ट डेटा से आता है क्योंकि आप स्लाइड्स बनाते समय उसे देख रहे हैं। यह सुसंगतता की समस्या भी हल करता है। जब अपडेट एक अलग टूल से आते हैं, तो अलग-अलग टीम सदस्य चीज़ें अलग तरह से फॉर्मेट करते हैं, अलग मेट्रिक्स इस्तेमाल करते हैं, और अलग कहानी सुनाते हैं। जब प्रेज़ेंटेशन प्रोजेक्ट के साथ रहती है, तो एक ही सच का स्रोत होता है। स्लाइड्स वही दर्शाती हैं जो बोर्ड कहता है, टाइमलाइन दिखाती है, और प्रगति ट्रैकर रिपोर्ट करता है। कई क्लाइंट संभालने वाले फ्रीलांसर और एजेंसियों के लिए, यह एक बड़ी समय की बचत है। हर प्रोजेक्ट का अपना प्रेज़ेंटेशन स्पेस है। क्लाइंट A को प्रोजेक्ट A से अपडेट मिलता है। क्लाइंट B को प्रोजेक्ट B से। कोई साझा स्लाइड डेक नहीं जिसमें क्लाइंट्स के बीच गोपनीय जानकारी लीक हो।

यदि आप छात्र हैं, तो आप डेमो डे का तनाव जानते हैं। आप हफ्तों से बना रहे हैं, और अब आपको अपने प्रोजेक्ट को सहपाठियों, प्रोफेसरों या जजों के सामने प्रस्तुत करना है। आखिरी चीज़ जो आप चाहते हैं वह यह है कि असली प्रोजेक्ट पॉलिश करने की बजाय रात स्लाइड डेक बनाने में बिताएं। डेव टीमों में स्प्रिंट रिव्यू के लिए भी यही बात है। लक्ष्य यह दिखाना है कि क्या हासिल हुआ, न कि अपनी PowerPoint कौशल प्रदर्शित करना। किसी को स्लाइड ट्रांज़िशन की परवाह नहीं। उन्हें परवाह है कि फीचर काम करता है या नहीं और आगे क्या है। प्रोजेक्ट टूल में बनी प्रेज़ेंटेशन होने का मतलब है कि आप जल्दी से एक डेमो वॉकथ्रू तैयार कर सकते हैं। टाइमलाइन दिखाएं, पूरे माइलस्टोन हाइलाइट करें, विशिष्ट टास्क का संदर्भ दें, और कुछ बातें जोड़ें। संरचना वहाँ है। डेटा वहाँ है। आपको बस इसे अपने दर्शकों के लिए समझदारी से व्यवस्थित करना है। इसका मतलब यह भी है कि आप आखिरी मिनट तक कई ऐप्स के बीच जूझे बिना प्रेज़ेंटेशन अपडेट कर सकते हैं। डेमो से एक घंटे पहले फीचर पूरी की? तुरंत स्लाइड्स में जोड़ें। कोई एक्सपोर्टिंग नहीं, कोई रीफॉर्मेटिंग नहीं, कोई फाइल वर्शन भ्रम नहीं।

बिल्ट-इन प्रेज़ेंटेशन हर उपयोग के मामले में Keynote या PowerPoint को बदलने की कोशिश नहीं कर रहे। यदि आप कस्टम एनिमेशन और ब्रांडेड टेम्पलेट के साथ एक पॉलिश निवेशक पिच डेक बना रहे हैं, तो एक समर्पित प्रेज़ेंटेशन टूल अभी भी सही विकल्प है। लेकिन प्रोजेक्ट अपडेट, स्प्रिंट रिव्यू, प्रगति रिपोर्ट, क्लास प्रेज़ेंटेशन और क्लाइंट चेक-इन के लिए, आपको 50 फीचर वाले स्लाइड एडिटर की जरूरत नहीं। आपको कुछ ऐसा चाहिए जो तेज़ हो, वास्तविक डेटा से ले, और स्पष्ट रूप से संप्रेषित करे। यह एक कॉन्फ्रेंस keynote डिज़ाइन करने से मौलिक रूप से अलग उपयोग का मामला है। 80/20 नियम यहाँ लागू होता है। प्रोजेक्ट काम के लिए लोगों द्वारा बनाई जाने वाली अस्सी प्रतिशत प्रेज़ेंटेशन कार्यात्मक हैं, कलात्मक नहीं। वे जानकारी स्थानांतरित करने के लिए हैं, डिज़ाइन से प्रभावित करने के लिए नहीं। उस अस्सी प्रतिशत के लिए, प्रोजेक्ट टूल के अंदर स्लाइड्स बनाना एक अलग ऐप पर स्विच करने की तुलना में तेज़, आसान और अधिक सटीक है।

किसी भी प्रोजेक्ट अपडेट का लक्ष्य यह बताना है कि क्या हो रहा है। विडंबना यह है कि अपडेट तैयार करने में अक्सर वह समय चला जाता है जो चीज़ें होने में लगना चाहिए था। अगर आप खुद को हर हफ्ते प्रगति अपडेट तैयार करने में पंद्रह मिनट से ज्यादा खर्च करते पाते हैं, तो आपके वर्कफ्लो में कुछ गड़बड़ है। जानकारी पहले से ही आपके प्रोजेक्ट में है। इसे प्रस्तुत करने में महत्वपूर्ण प्रयास नहीं लगना चाहिए। अपनी प्रेज़ेंटेशन वहीं रखें जहाँ आपका प्रोजेक्ट है। उन्हें घंटों में नहीं, मिनटों में अपडेट करें। रचनात्मक ऊर्जा वास्तविक काम के लिए बचाएं। आपके स्टेकहोल्डर, क्लाइंट, प्रोफेसर और साथी वैसे भी यही चाहते हैं।