सिर्फ Kanban काफी नहीं: डेडलाइन पूरी करने के लिए Calendar और Gantt व्यू का उपयोग

Kanban बोर्ड हर जगह हैं और इसकी एक वजह है। वे दृश्य, सहज और संतोषजनक हैं। आप कॉलम में अपने टास्क देखते हैं, उन्हें "करना है" से "जारी है" से "हो गया" में खींचते हैं, और अपनी प्रगति के बारे में अच्छा महसूस करते हैं। क्या करना है यह मैनेज करने के लिए Kanban से बेहतर मुश्किल है। लेकिन Kanban में एक मौलिक सीमा है। यह यह नहीं दिखाता कि चीज़ें कब होनी चाहिए। आपके "करना है" कॉलम में बैठा एक टास्क कल का हो सकता है या अगले महीने का। बोर्ड व्यू से यह बिल्कुल एक जैसा दिखता है। कुछ जरूरी और कुछ प्रतीक्षा योग्य के बीच कोई दृश्य अंतर नहीं। यह उन टीमों के लिए ठीक है जो बिना कठिन डेडलाइन के निरंतर प्रवाह में काम करती हैं। लेकिन अधिकांश प्रोजेक्ट में डेडलाइन होती हैं। क्लाइंट डिलिवरेबल, लॉन्च तिथियाँ, स्प्रिंट सीमाएं, फंडिंग माइलस्टोन। जब समय मायने रखता है, तो आपको एक ऐसा व्यू चाहिए जो वास्तव में समय दिखाए। और यहीं अकेला Kanban कम पड़ने लगता है।

एक Calendar व्यू आपके टास्क को वास्तविक तिथियों पर प्लॉट करता है। करने की सूची देखने की बजाय, आप देखते हैं कि प्रत्येक चीज़ कब तक होनी है। सोमवार को तीन टास्क हैं। बुधवार को क्लाइंट रिव्यू है। शुक्रवार स्प्रिंट डेडलाइन है। यह व्यू दैनिक और साप्ताहिक प्लानिंग के लिए शक्तिशाली है। यह "मेरा सप्ताह वास्तव में कैसा दिखता है?" सवाल का जवाब देता है जो Kanban बोर्ड कभी नहीं दे सकता। आप तुरंत देख सकते हैं कि मंगलवार बहुत भरा है जबकि गुरुवार खाली है। आप डेडलाइन के जमा होने को पहचान सकते हैं इससे पहले कि वे क्रंच टाइम बन जाएं। Calendar व्यू बाहरी तिथियों पर निर्भर काम शेड्यूल करने के लिए भी बढ़िया है। अगर क्लाइंट रिव्यू 15 तारीख को है, तो आप ठीक देख सकते हैं कि अभी से तब तक कितने कार्यदिवस हैं। आप एक यथार्थवादी योजना बनाने के लिए टास्क को विशिष्ट दिनों पर रख सकते हैं, न कि सिर्फ एक बैकलॉग जिसे आप किसी तरह खत्म करने की उम्मीद रखते हैं। Calendar आपके Kanban बोर्ड की जगह नहीं लेता। यह उसका पूरक है। Kanban सभी काम और उनकी स्थिति की पूरी तस्वीर दिखाता है। Calendar समय-सीमित वास्तविकता दिखाता है कि वह काम कब होना है।

जहाँ Calendar अलग-अलग तिथियाँ दिखाता है, वहीं Gantt चार्ट अवधि और संबंध दिखाता है। प्रत्येक टास्क एक बार है जो उसकी शुरुआत की तिथि से अंत की तिथि तक फैला है। आप देखते हैं कि चीज़ें कितना समय लेती हैं, क्या ओवरलैप होता है, और क्या किस पर निर्भर है। यहाँ टाइमलाइन प्लानिंग असली रूप लेती है। एक दिन का टास्क दो हफ्ते के टास्क से बहुत अलग दिखता है। Kanban बोर्ड पर, दोनों सिर्फ कार्ड हैं। Gantt चार्ट पर, दो हफ्ते का टास्क एक लंबी बार है जो दिखाती है कि वह आपकी टाइमलाइन का कितना हिस्सा घेरता है। Gantt चार्ट निर्भरताओं वाले प्रोजेक्ट के लिए विशेष रूप से मूल्यवान हैं। अगर बैकएंड API को फ्रंटएंड के इंटीग्रेशन से पहले तैयार होना है, तो आपको वह संबंध देखना होगा। अगर डिज़ाइन को डेवलपमेंट शुरू होने से पहले मंज़ूरी मिलनी है, तो वह क्रम मायने रखता है। Gantt चार्ट इन निर्भरताओं को दृश्यमान बनाता है ताकि आप स्प्रिंट के बीच में बाधाएं खोजने की बजाय उनके आसपास योजना बना सकें। माइलस्टोन ट्रैकिंग के लिए Gantt व्यू आवश्यक है। आप टाइमलाइन पर माइलस्टोन को मार्कर के रूप में सेट कर सकते हैं और एक नज़र में देख सकते हैं कि आप उन्हें हिट करने की राह पर हैं या नहीं। अगर टास्क लंबे चल रहे हैं, तो Gantt चार्ट तुरंत डाउनस्ट्रीम काम पर प्रभाव दिखाता है।

अलग-अलग व्यू आपके वर्कफ्लो में अलग-अलग क्षणों की सेवा करते हैं। जब आप सुबह बैठते हैं और पूछते हैं "मुझे आज क्या काम करना चाहिए?" तो Kanban बोर्ड आपका दोस्त है। यह आपके टास्क, उनकी स्थिति और प्राथमिकता दिखाता है। शीर्ष आइटम चुनें और काम पर लग जाएं। जब आप प्लानिंग मीटिंग में हैं और पूछते हैं "क्या हम लॉन्च की तारीख पकड़ेंगे?" तो आपको Gantt चार्ट चाहिए। यह पूरी टाइमलाइन, क्रिटिकल पाथ, और यह दिखाता है कि आपकी वर्तमान गति डेडलाइन से मेल खाती है या नहीं। जब आप अपना सप्ताह शेड्यूल कर रहे हैं और पूछते हैं "क्या गुरुवार बहुत भरा है?" तो Calendar व्यू तुरंत जवाब देता है। गलती यह है कि एक ही व्यू को सब कुछ के लिए इस्तेमाल किया जाए। केवल Kanban इस्तेमाल करने वाली टीमें डेडलाइन चूक जाती हैं क्योंकि वे समय का ट्रैक खो देती हैं। केवल Gantt चार्ट इस्तेमाल करने वाली टीमें ज़रूरत से ज्यादा प्लान और कम काम करती हैं क्योंकि वे टाइमलाइन एडजस्ट करने में बहुत समय बिताती हैं। सबसे अच्छा तरीका तीनों व्यू को उनकी संबंधित ताकत के लिए इस्तेमाल करना है।

माइलस्टोन डेडलाइन वाले किसी भी प्रोजेक्ट के आधार बिंदु हैं। वे मुख्य चेकपॉइंट दर्शाते हैं: "प्रोटोटाइप पूरा," "बीटा तैयार," "सामग्री अंतिम," "लॉन्च।" माइलस्टोन से पीछे की ओर प्लान करना डेडलाइन मैनेज करने के सबसे प्रभावी तरीकों में से एक है। अंतिम तिथि से शुरू करें। पीछे काम करें यह जानने के लिए कि प्रत्येक चरण कब खत्म होना चाहिए। प्रत्येक चरण को टास्क में तोड़ें। तिथियाँ असाइन करें। अब आपके पास एक योजना है जो वास्तविकता से जुड़ी है, न कि टास्क की एक सूची जिसे आप "जल्द" खत्म करने की उम्मीद रखते हैं। यहाँ व्यू का संयोजन वास्तव में चमकता है। समग्र टाइमलाइन देखने के लिए Gantt व्यू में माइलस्टोन सेट करें। प्रत्येक चरण में विशिष्ट टास्क शेड्यूल करने के लिए Calendar व्यू इस्तेमाल करें। दिन-प्रतिदिन के काम के लिए Kanban बोर्ड इस्तेमाल करें। IndieDevBoard तीनों व्यू — Kanban बोर्ड, Calendar व्यू, और Gantt चार्ट — के साथ-साथ माइलस्टोन ट्रैकिंग और प्रगति डैशबोर्ड को सपोर्ट करता है। आप एक व्यू में प्लान करते हैं, दूसरे में शेड्यूल, और तीसरे में काम करते हैं। प्रत्येक व्यू एक अलग कोण से वही टास्क दिखाता है, इसलिए कुछ भी छूटता नहीं।

अगर आप अभी सिर्फ Kanban बोर्ड से प्रोजेक्ट मैनेज कर रहे हैं, तो इस हफ्ते एक समय का आयाम जोड़कर देखें। अपने मौजूदा टास्क पर नियत तारीखें सेट करें। Calendar व्यू पर स्विच करें और देखें कि आपकी टाइमलाइन वास्तव में कैसी दिखती है। अगर आपका टूल इसका समर्थन करता है, तो Gantt चार्ट खोलें और देखें कि समय के साथ टास्क एक-दूसरे से कैसे संबंधित हैं। शायद आप तुरंत कुछ बातें नोट करेंगे। कुछ डेडलाइन अवास्तविक हैं। कुछ हफ्ते बहुत भरे हैं जबकि दूसरे खाली हैं। कुछ टास्क उनकी निर्भरताओं के आधार पर पहले ही शुरू हो जाने चाहिए थे। यह सब वह जानकारी है जो आपका Kanban बोर्ड आपसे छुपा रहा था। लक्ष्य टाइमलाइन पर जुनूनी होना नहीं है। लक्ष्य अपने समय के बारे में सूचित निर्णय लेना है। जब आप पूरी तस्वीर देख सकते हैं, तो आप ट्रेडऑफ कर सकते हैं, प्राथमिकताएं बदल सकते हैं, और वास्तविक अपेक्षाएं बता सकते हैं। यही है जिससे प्रोजेक्ट वास्तव में डेडलाइन पूरी करते हैं — ज्यादा मेहनत से नहीं, बल्कि स्मार्ट तरीके से प्लान करके।