Google Drive फाइलें प्रोजेक्ट वर्कस्पेस में लाना सब कुछ कैसे बदल देता है

हर प्रोजेक्ट में फाइलें होती हैं। डिज़ाइन मॉकअप, रेफरेंस इमेज, क्लाइंट ब्रीफ, अनुबंध, स्प्रेडशीट, स्लाइड डेक। और उनमें से अधिकांश Google Drive में जाती हैं। जो ठीक है, जब तक आपका प्रोजेक्ट कहीं और नहीं है। आमतौर पर क्या होता है। कोई Drive में एक फोल्डर शेयर करता है। दूसरा व्यक्ति एसेट किसी और फोल्डर में अपलोड करता है। तीसरा साथी Slack में एक लिंक भेजता है। दो हफ्ते बाद, कोई भी तीन अलग-अलग जगहों में खोजे बिना किसी चीज़ का नवीनतम वर्शन नहीं ढूंढ सकता। यह Google Drive की समस्या नहीं है। Drive फाइलें स्टोर करने में बढ़िया है। समस्या यह है कि आपकी फाइलें एक जगह और आपका प्रोजेक्ट दूसरी जगह है। जब भी किसी टास्क पर काम करते हुए आपको कोई दस्तावेज़ संदर्भित करना हो, आप प्रोजेक्ट टूल छोड़ते हैं, Drive खोलते हैं, सही फाइल ढूंढते हैं, और फिर याद करने की कोशिश करते हैं कि आप क्या कर रहे थे। यह कॉन्टेक्स्ट स्विच जल्दी जुड़ता है।

शोध लगातार यह दिखाता है कि ऐप्स के बीच स्विच करने में सिर्फ एक टैब क्लिक करने से ज्यादा समय जाता है। एक महत्वपूर्ण रुकावट के बाद पूरी तरह से फिर से फोकस करने में औसतन 23 मिनट लगते हैं। यहाँ तक कि एक छोटा स्विच, जैसे टास्क बोर्ड से क्लाउड ड्राइव पर रेफरेंस फाइल ढूंढने जाना, आपके फ्लो को तोड़ देता है। अब इसे हर टीम सदस्य, हर दिन से गुणा करें। डिज़ाइनर को टास्क अपडेट करते समय Drive से ब्रांड गाइडलाइन चाहिए। डेवलपर को कोड लिखते समय API स्पेक चाहिए। प्रोजेक्ट मैनेजर को माइलस्टोन रिव्यू करते समय क्लाइंट ब्रीफ चाहिए। हर कोई लगातार टूल के बीच उछल रहा है। सबसे बुरी बात यह है कि यह सामान्य लगने लगता है। आप इसके आदी हो जाते हैं। आप नोटिस करना बंद कर देते हैं कि टैब खोलने, फोल्डर खोजने, शेयर्ड ड्राइव में स्क्रॉल करने में कितना समय जाता है। यह बस काम करने का हिस्सा बन जाता है। लेकिन यह होना जरूरी नहीं।

जब किसी प्रोजेक्ट से संबंधित हर फाइल प्रोजेक्ट के अंदर ही हो, तो कुछ बदल जाता है। आप चीज़ें खोना बंद कर देते हैं। आप टीम चैट में "वह दस्तावेज़ कहाँ है?" पूछना बंद कर देते हैं। आप यह जानना बंद कर देते हैं कि कोई पुराने वर्शन से काम कर रहा था क्योंकि उसने घोंसलेदार Drive फोल्डर से गलत फाइल उठा ली। एसेट केंद्रित करना Google Drive छोड़ने के बारे में नहीं है। यह प्रासंगिक फाइलें उस संदर्भ में लाने के बारे में है जहाँ वे वास्तव में उपयोग की जाती हैं। Drive फोल्डर अभी भी रह सकता है। लेकिन जिन फाइलों की आपकी टीम को रोज़ जरूरत है, वे टास्क, नोट्स और टाइमलाइन के बिल्कुल बगल में उपलब्ध होनी चाहिए जिनसे वे संबंधित हैं। यह विजुअल प्रोजेक्ट के लिए विशेष रूप से सच है। अगर आप कोई गेम, वेबसाइट या प्रोडक्ट बना रहे हैं, तो शायद आपके पास दर्जनों इमेज, स्केच और मॉकअप हैं। हर बार रेफरेंस इमेज देखने के लिए Drive फोल्डर में खोजना उत्पादकता का हत्यारा है। उन फाइलों को प्रोजेक्ट गैलरी या मूडबोर्ड में रखने से वे हमेशा एक क्लिक दूर होती हैं।

"बस Drive लिंक पेस्ट करें" और एक असली इंटीग्रेशन के बीच का अंतर सुनने में जितना लगता है उससे बड़ा है। एक लिंक आपको वर्कस्पेस से बाहर ले जाता है। एक इंटीग्रेशन फाइल को अंदर लाता है। IndieDevBoard में एक Google Drive इंटीग्रेशन है जो आपको फाइलें सीधे प्रोजेक्ट में इम्पोर्ट करने देता है। आप अपना Drive अकाउंट कनेक्ट करते हैं, अपने फोल्डर ब्राउज़ करते हैं, जिन फाइलों की जरूरत है उन्हें चुनते हैं, और वे आपके प्रोजेक्ट वर्कस्पेस में दिखने लगती हैं। कोई कॉपी-पेस्ट लिंक नहीं। कोई डाउनलोड और री-अपलोड नहीं। फाइलें बस वहाँ हैं, आपके टास्क, मूडबोर्ड और दस्तावेज़ों के साथ। यह किसी प्रोजेक्ट के व्यस्त मध्यकाल में सबसे ज्यादा मायने रखता है, जब आप कई डिलिवरेबल संभाल रहे हों और रेफरेंस, स्पेक या क्लाइंट एसेट तक तेज़ पहुँच चाहते हों। एक अलग ऐप पर कॉन्टेक्स्ट स्विच करने की बजाय, आप जहाँ हैं वहीं रहते हैं और काम जारी रखते हैं।

सोलो फ्रीलांसर के लिए फाइलें केंद्रित करना स्पीड के बारे में है। आप क्लाइंट ब्रीफ ढूंढने में दस मिनट बर्बाद नहीं करना चाहते जब आप डिज़ाइन कर सकते हों। एक प्रोजेक्ट व्यू में सब कुछ होने से आप प्रोजेक्ट खोलें और जो चाहिए वो पहले से मौजूद हो। टीमों के लिए यह एकजुटता के बारे में है। जब सभी एक ही जगह से फाइलें एक्सेस करते हैं, तो वर्शन को लेकर कोई भ्रम नहीं। डिज़ाइनर, डेवलपर और प्रोजेक्ट मैनेजर सभी एक ही एसेट देख रहे हैं। कोई पिछले मंगलवार डाउनलोड किए पुराने मॉकअप से काम नहीं कर रहा। यह किसी भी तरह के प्रोजेक्ट पर लागू होता है। कॉन्सेप्ट आर्ट और स्प्राइट शीट के साथ काम करने वाली गेम डेवलपमेंट टीमें। कैंपेन एसेट संभालने वाली मार्केटिंग टीमें। साझा रिसर्च दस्तावेज़ों के साथ ग्रुप प्रोजेक्ट पर सहयोग करने वाले छात्र। पैटर्न एक ही है। हर जगह बिखरी फाइलें मतलब भ्रम। प्रोजेक्ट में केंद्रित फाइलें मतलब स्पष्टता।

अगर आप पहले से Google Drive और प्रोजेक्ट मैनेजमेंट टूल अलग-अलग इस्तेमाल कर रहे हैं, तो दोनों को जोड़ना जटिल नहीं होना चाहिए। लक्ष्य सरल है: अपनी महत्वपूर्ण फाइलें उसी वर्कस्पेस में लाएं जहाँ आप काम की योजना बनाते और करते हैं। IndieDevBoard में, आप एक बार अपना Google अकाउंट कनेक्ट करते हैं, फिर जब जरूरत हो फाइलें इम्पोर्ट करते हैं। वे आपके प्रोजेक्ट में आती हैं और तुरंत आपकी टीम के लिए उपलब्ध होती हैं। आप उन्हें फोल्डर में व्यवस्थित कर सकते हैं, मूडबोर्ड में जोड़ सकते हैं, या बस त्वरित संदर्भ के लिए इमेज गैलरी में रख सकते हैं। मुद्दा Google Drive की जगह लेना नहीं है। मुद्दा यह है कि अपनी फाइलों और प्रोजेक्ट को दो अलग चीज़ें मानना बंद करें। जब वे एक साथ रहते हैं, तो आप तेज़ काम करते हैं, कम खोते हैं, और अपना समय दस्तावेज़ ढूंढने की बजाय असली काम पर बिताते हैं।