उन कलाकारों और क्रिएटर्स के लिए प्रोजेक्ट मैनेजमेंट जो प्रोजेक्ट मैनेजमेंट से नफरत करते हैं

इसका एक कारण है कि अधिकांश कलाकार, चित्रकार, डिज़ाइनर और क्रिएटर प्रोजेक्ट मैनेजमेंट टूल इस्तेमाल नहीं करते। टूल उनके लिए नहीं बने थे। वे उन सॉफ्टवेयर इंजीनियरिंग टीमों के लिए बने थे जो यूजर स्टोरी, स्टोरी पॉइंट और वेलोसिटी चार्ट के साथ दो-हफ्ते के स्प्रिंट चलाती हैं। अगर आप पाँच कमीशन संभालने वाले फ्रीलांस चित्रकार हैं, तो वह शब्दावली का कोई मतलब नहीं और वे वर्कफ्लो आपके वास्तविक काम से मेल नहीं खाते। नतीजा यह है कि अधिकांश क्रिएटिव या तो कोई सिस्टम इस्तेमाल नहीं करते, याददाश्त और बिखरे नोट्स पर निर्भर रहते हैं, या खुद को ऐसे टूल में जबरदस्ती ठूँसते हैं जो उनके प्राकृतिक वर्कफ्लो से लड़ता है। दोनों तरीके एक ही समस्याओं की ओर जाते हैं: चूकी डेडलाइन, क्लाइंट के अनुरोधों का ट्रैक खोना, घंटे लॉग न करने से कम चार्ज करना, और यह कभी नहीं जानने का निम्न-स्तरीय तनाव कि अभी क्या काम करना चाहिए। विडंबना यह है कि क्रिएटिव को अधिकांश लोगों से ज्यादा प्रोजेक्ट मैनेजमेंट की जरूरत होती है। जब आप अपने कमीशन, क्लाइंट प्रोजेक्ट, व्यक्तिगत काम, और शायद एक शॉप या सोशल मीडिया उपस्थिति चला रहे हों, तो आप प्रभावी रूप से एक छोटा व्यवसाय चला रहे हैं। बस आप इसे उस तरह नहीं सोचते क्योंकि आर्ट स्कूल में कोई कलाकारों को बिज़नेस ऑपरेशन नहीं सिखाता।

अधिकांश प्रोजेक्ट मैनेजमेंट टूल एक रेखीय वर्कफ्लो मानते हैं: प्लान, करें, समीक्षा करें, शिप करें। रचनात्मक काम एक सीधी रेखा में नहीं चलता। आप स्केच करते हैं, दोहराते हैं, एक दीवार से टकराते हैं, तीन कदम पीछे जाते हैं, कुछ बिल्कुल अलग आज़माते हैं, उसे पाते हैं, और फिर अंत की ओर दौड़ते हैं। अनुक्रमिक चरणों वाला एक कठोर टास्क बोर्ड यह नहीं पकड़ता। पारंपरिक टूल भी टेक्स्ट-भारी होते हैं। सब कुछ एक शीर्षक और विवरण है। लेकिन अगर आप एक कैरेक्टर डिज़ाइन पर काम कर रहे कलाकार हैं, तो सबसे महत्वपूर्ण जानकारी दृश्य है। आपको रेफरेंस इमेज, क्लाइंट के उदाहरण, काम-प्रगति-पर स्केच देखने की जरूरत है। "कैरेक्टर डिज़ाइन - फैंटेसी योद्धा" कहने वाला टास्क रेफरेंस इमेज, कलर पैलेट और क्लाइंट फीडबैक स्क्रीनशॉट से घिरे टास्क की तुलना में लगभग कुछ नहीं बताता। फिर ओवरहेड की समस्या है। अगर प्रोजेक्ट मैनेजमेंट सिस्टम बनाए रखने में रोज़ 30 मिनट लगते हैं, तो आप एक हफ्ते के भीतर ऐसा करना बंद कर देंगे। क्रिएटिव आलसी नहीं होते जब वे कोई टूल छोड़ते हैं। वे एक तर्कसंगत गणना कर रहे होते हैं कि टूल जितना बचाता है उससे ज्यादा समय खर्च करता है। सही सिस्टम को अपडेट करने में मिनट नहीं, सेकंड लगने चाहिए।

क्रिएटिव के लिए समाधान संरचना छोड़ना नहीं है। यह उस संरचना का उपयोग करना है जो आपके सोचने के तरीके से मेल खाती है। और अधिकांश क्रिएटिव दृश्य रूप से सोचते हैं। Kanban बोर्ड वास्तव में रचनात्मक काम के लिए एक बढ़िया फिट है जब आप इसे सही तरह से सेट करते हैं। "करना है, जारी है, हो गया" जैसे सामान्य कॉलम की बजाय, ऐसे कॉलम इस्तेमाल करें जो आपकी वास्तविक प्रक्रिया को दर्शाएं: "ब्रीफिंग, स्केचिंग, क्लाइंट रिव्यू, रेंडरिंग, अंतिम डिलीवरी।" हर कॉलम आपके काम का एक वास्तविक चरण दर्शाता है, और एक कार्ड को एक कॉलम से दूसरे में खींचना नौकरशाही बॉक्स चेक करने की बजाय वास्तविक प्रगति जैसा लगता है। विजुअल रेफरेंस मैनेजमेंट के लिए अपने टास्क बोर्ड को मूडबोर्ड के साथ जोड़ें। हर प्रोजेक्ट या कमीशन का अपना मूडबोर्ड होता है जहाँ आप क्लाइंट संदर्भ, प्रेरणा इमेज, कलर पैलेट और स्टाइल गाइड एकत्र करते हैं। जब आप काम करने बैठें, मूडबोर्ड और टास्क बोर्ड दोनों एक साथ खोलें। संदर्भ सामग्री और टास्क सूची एक ही जगह। गैलरी और इमेज अपलोड भी मायने रखते हैं। काम-प्रगति-पर इमेज को टास्क से जोड़ना, डिलिवरेबल को फोल्डर में व्यवस्थित करना, और फाइलें डाउनलोड किए बिना प्रीव्यू करना उस तरह के घर्षण को बचाता है जो हफ्तों और महीनों में निराशा में जमा होता है। क्रिएटिव के लिए प्रोजेक्ट मैनेजमेंट टूल को इमेज को प्रथम श्रेणी के नागरिक की तरह व्यवहार करना चाहिए, बाद में सोचे जाने वाली चीज़ की तरह नहीं।

अगर आप कमीशन लेते हैं या क्लाइंट काम करते हैं, तो आपको टू-डू सूची से ज्यादा की जरूरत है। आपको एक हल्का सिस्टम चाहिए जो ट्रैक करे कि हर क्लाइंट क्या चाहता है, हर प्रोजेक्ट किस चरण में है, आपको क्या भुगतान मिला है, और क्या कब तक होना है। प्रत्येक क्लाइंट या कमीशन के लिए एक प्रोजेक्ट बनाएं। प्रत्येक प्रोजेक्ट के अंदर, आपका Kanban बोर्ड उस विशिष्ट काम के चरणों को ट्रैक करता है। आपकी नोटबुक क्लाइंट ब्रीफ, संचार नोट्स और कोई विशेष आवश्यकताएं रखती है। आपका खर्च ट्रैकर प्रोजेक्ट से जुड़ी लागतें लॉग करता है, जैसे स्टॉक एसेट, फॉन्ट या प्रिंटिंग। आपका Calendar व्यू डेडलाइन को आपकी अन्य सभी प्रतिबद्धताओं के साथ दिखाता है। गेस्ट एक्सेस क्लाइंट काम के लिए मूल्यवान है। थ्रेड में खो जाने वाली अटैच इमेज के साथ प्रगति अपडेट ईमेल करने की बजाय, आप एक सुरक्षित लिंक शेयर करते हैं और क्लाइंट प्रोजेक्ट की वर्तमान स्थिति सीधे देख सकता है। यह अपडेट ईमेल लिखने का समय बचाता है और क्लाइंट को यह विश्वास देता है कि काम आगे बढ़ रहा है। यह ईमेल, DM और टेक्स्ट मैसेज पर बिखेरने की बजाय फीडबैक के लिए एक एकल स्थान भी बनाता है। एक साथ कई कमीशन मैनेज करने के लिए, अपने टास्क पर प्राथमिकता स्तर और लेबल इस्तेमाल करें। बोर्ड पर एक त्वरित नज़र बताए कि कौन सा कमीशन सबसे जरूरी है, कौन सा क्लाइंट फीडबैक का इंतजार कर रहा है, और किस पर इस हफ्ते डेडलाइन है। यह दृश्यता ही है जो "मैं वह कमीशन भूल गया था" आपदाओं को रोकती है जो क्लाइंट संबंधों को नुकसान पहुँचाती हैं।

अधिकांश क्रिएटिव को प्रोजेक्ट मैनेजमेंट के बारे में जो डर है वह यह है कि यह सहजता को मार देगी। कि सिस्टम में सब कुछ ट्रैक करना कला को असेंबली लाइन काम में बदल देगा। यह डर समझ में आता है लेकिन उल्टा है। संरचना रचनात्मकता को सीमित नहीं करती। यह उसकी रक्षा करती है। जब आप ठीक जानते हों कि क्या डिलिवर करना है और कब, तो आप इस चिंता में आधे समय के बिना कि कहीं कुछ भूल तो नहीं रहे, रचनात्मक काम में पूरी तरह उपस्थित हो सकते हैं। सब कुछ दिमाग में ट्रैक करने का मानसिक ओवरहेड खुद एक रचनात्मकता हत्यारा है। इसे एक सिस्टम को सौंपने से वास्तविक रचनात्मक सोच के लिए मानसिक जगह खाली होती है। मुख्य बात सही स्तर की संरचना ढूंढना है। हर दिन के हर घंटे की योजना बनाने की जरूरत नहीं। जानना होता है कि आपके सक्रिय प्रोजेक्ट क्या हैं, हर एक किस चरण में है, और आपकी डेडलाइन कैसी दिखती हैं। बस इतना। काम सत्र की शुरुआत में बोर्ड समीक्षा करने और आज क्या काम करना है यह चुनने के लिए पाँच मिनट। कुछ खत्म करने या अगले चरण पर जाने पर 30 सेकंड अपडेट। इससे ज्यादा कुछ भी ओवरहेड है। उन विचारों के लिए स्क्रैचपैड इस्तेमाल करें जिनका अभी कोई घर नहीं है। रैंडम स्केच, प्रोजेक्ट विचार, चीज़ें जो आप किसी दिन आज़माना चाहते हैं। हर चीज़ को एक औपचारिक टास्क होने की जरूरत नहीं। ढीले विचारों के लिए त्वरित-कैप्चर जगह होने का मतलब है आप विचार नहीं खोते, लेकिन आप अपने सक्रिय प्रोजेक्ट बोर्ड को "शायद" और "कभी-कभी" से भी नहीं भरते।

अगर आप फ्रीलांस करते हैं या अपना काम बेचते हैं, तो आप चाहें या न चाहें एक व्यवसाय चला रहे हैं। और बिज़नेस पक्ष — आय और खर्च ट्रैक करना, जानना कि कौन से प्रोजेक्ट लाभदायक हैं, यह समझना कि आपका समय कहाँ जाता है — यही वह है जो खुद को बनाए रखने वाले क्रिएटिव और जल जाने वाले क्रिएटिव के बीच का फर्क बनाता है। प्रति-प्रोजेक्ट खर्च ट्रैकिंग एक सरल आदत है जो टैक्स समय पर और यह मूल्यांकन करते समय कि आपकी कीमत सही है या नहीं, बहुत फायदा देती है। स्टॉक एसेट खरीद, सॉफ्टवेयर सदस्यताएं, प्रिंटिंग लागत, शिपिंग और किसी विशिष्ट प्रोजेक्ट से जुड़े अन्य खर्च लॉग करें। जब आप देख सकते हैं कि एक कमीशन ने आपको एक निश्चित राशि कमाई लेकिन सामग्री और एसेट में एक महत्वपूर्ण हिस्सा लागत आई, तो आप जानते हैं कि आपकी कीमत को समायोजन की जरूरत है। पोर्टफोलियो दूसरा बिज़नेस टूल है जिसे क्रिएटिव लगातार नज़रअंदाज़ करते हैं। आप काम करते हैं, क्लाइंट को डिलिवर करते हैं, और फिर यह शून्य में गायब हो जाता है क्योंकि आपने इसे पोर्टफोलियो पर कभी नहीं डाला। अपने प्रोजेक्ट वर्कफ्लो में पोर्टफोलियो अपडेट बनाना — ताकि प्रोजेक्ट अंतिम करने में "पोर्टफोलियो में जोड़ें" एक टास्क शामिल हो — का मतलब है आपका सार्वजनिक-सामना काम एक समर्पित पोर्टफोलियो-अपडेट सत्र की आवश्यकता के बिना वर्तमान रहता है जिसे आप टालते रहते। IndieDevBoard का पोर्टफोलियो बिल्डर आपको कस्टमाइज़ेबल थीम, विभिन्न प्रकार के काम के लिए सेक्शन, और डार्क या लाइट मोड के साथ एक शेयर करने योग्य पोर्टफोलियो बनाने देता है — बिना अलग वेबसाइट या डोमेन के। जब प्रोजेक्ट खत्म करना पोर्टफोलियो अपडेट करने का ट्रिगर हो, तो दोनों स्वाभाविक रूप से सिंक में रहते हैं।

आपको रातोरात अपना पूरा वर्कफ्लो बदलने की जरूरत नहीं। एक प्रोजेक्ट से शुरू करें। अपनी वास्तविक प्रक्रिया से मेल खाते कॉलम के साथ एक बोर्ड सेट करें। अपने वर्तमान टास्क जोड़ें। मूडबोर्ड पर कुछ रेफरेंस इमेज डालें। देखें क्या यह मदद करता है। लक्ष्य प्रोजेक्ट मैनेजमेंट विशेषज्ञ बनना नहीं है। लक्ष्य यह सोचने में कम समय बिताना है कि क्या काम करना चाहिए और वास्तव में उस पर काम करने में ज्यादा। ट्रैक खो देने के कारण डेडलाइन चूकना बंद करना। यह एहसास न होने के कारण कम चार्ज करना बंद करना कि प्रोजेक्ट में वास्तव में कितना खर्च आया। अपने वर्कलोड की स्पष्ट तस्वीर होना ताकि आप सही अवसरों पर हाँ कह सकें और उन्हें ना जो आपको बहुत ज्यादा खींचेंगे। रचनात्मक काम खुद में काफी कठिन है अपने संगठन सिस्टम से लड़ने के बिना। एक ऐसा टूल ढूंढें जो आपके दिमाग के साथ काम करे न कि उसके खिलाफ, इसे इस तरह सेट करें कि मेंटेन करने में सेकंड लगें, और फिर वापस चीज़ें बनाने में लग जाएं। बस यही पूरा मुद्दा है।