Google Driveのファイルをプロジェクトワークスペースにインポートすると、なぜすべてが変わるのか

どんなプロジェクトにもファイルはつきものです。デザインのモックアップ、参考画像、クライアントの指示書、契約書、スプレッドシート、スライドデッキ。そしてそのほとんどはGoogle Driveに行き着きます。それ自体は問題ありませんが、プロジェクトが別の場所にある場合は話が変わります。 通常こうなります。誰かがDriveのフォルダを共有します。別の人が別のフォルダにアセットをアップロードします。3人目のチームメンバーがSlackでリンクを送ります。2週間後には、3つの異なる場所を掘り返さなければ最新バージョンを見つけられなくなります。 これはGoogle Driveの問題ではありません。Driveはファイルの保存に優れています。問題は、ファイルが1か所にあり、プロジェクトが別の場所にあることです。タスクに取り組みながらドキュメントを参照しようとするたびに、プロジェクトツールを離れ、Driveを開き、正しいファイルを探し、何をしていたか思い出そうとします。このコンテキスト切り替えはすぐに積み重なっていきます。

アプリを切り替えることは、タブをクリックするのにかかる数秒以上のコストがかかることが、研究によって繰り返し示されています。大きな中断の後に完全に集中を取り戻すには、平均23分かかります。タスクボードからクラウドドライブに参考ファイルを探しに行くような小さな切り替えでも、集中が途切れてしまいます。 次に、それをチームメンバー全員、毎日分で掛け合わせてみてください。デザイナーはタスクを更新しながらDriveのブランドガイドラインを必要とします。開発者はコードを書きながらAPI仕様書を必要とします。プロジェクトマネージャーはマイルストーンをレビューしながらクライアントの指示書を必要とします。全員が常にツール間を行き来しています。 最悪なのは、それが当たり前になってしまうことです。慣れてしまい、タブを開いたり、フォルダを検索したり、共有ドライブをスクロールしたりするのにどれだけの時間を失っているか気づかなくなります。それが単なる仕事のやり方になってしまいます。でも、そうである必要はありません。

プロジェクトに関連するすべてのファイルがプロジェクト自体の中にあると、何かが変わります。物を失わなくなります。チームチャットで「あのドキュメントはどこ？」と聞かなくなります。ネストされたDriveフォルダから間違ったファイルを取得して古いバージョンで作業していたということがなくなります。 アセットの集約はGoogle Driveを捨てることではありません。関連するファイルを実際に使用されるコンテキストに引き込むことです。Driveフォルダは引き続き存在できます。しかし、チームが日々必要とするファイルは、それに関連するタスク、メモ、タイムラインのすぐ隣でアクセスできる必要があります。 これはビジュアルプロジェクトに特に当てはまります。ゲーム、ウェブサイト、製品を作っているなら、おそらく数十枚の画像、スケッチ、モックアップがあるでしょう。参考画像を確認するたびにDriveフォルダを探し回るのは生産性を下げます。それらのファイルをプロジェクトのギャラリーやムードボードの中に置けば、常にワンクリックでアクセスできます。

「Driveのリンクを貼り付けるだけ」と実際の統合の違いは、聞こえるよりも大きいです。リンクはワークスペースの外に連れ出します。統合はファイルを中に取り込みます。 IndieDevBoardにはGoogle Drive統合機能があり、ファイルをプロジェクトに直接インポートできます。Driveアカウントを接続し、フォルダを閲覧し、必要なファイルを選択すると、プロジェクトワークスペース内に表示されます。リンクのコピー＆ペーストも、ダウンロードして再アップロードする必要もありません。タスク、ムードボード、ドキュメントと並んで、ファイルがそこに存在します。 これは特に、複数の成果物を抱えながら参考資料、仕様書、クライアントのアセットへの迅速なアクセスが必要な、プロジェクトの混沌とした中盤に重要です。別のアプリへのコンテキスト切り替えをせずに、作業中の場所にとどまり続けることができます。

フリーランサーにとって、ファイルの集約はスピードの問題です。デザインができるのに、クライアントの指示書を探すのに10分も無駄にしたくありません。すべてを1つのプロジェクトビューにまとめることで、プロジェクトを開けば必要なものがすでにそこにあります。 チームにとっては、足並みを揃えることの問題です。全員が同じ場所からファイルにアクセスするとき、バージョンについての混乱がありません。デザイナー、開発者、プロジェクトマネージャーが同じアセットを見ています。先週の火曜日にダウンロードした古いモックアップで作業している人はいません。 これはあらゆる種類のプロジェクトに当てはまります。コンセプトアートとスプライトシートを扱うゲーム開発チーム。キャンペーンアセットを管理するマーケティングチーム。共有の研究資料でグループプロジェクトに取り組む学生。パターンは同じです。ファイルが散らばっているのは混乱です。ファイルがプロジェクトに集約されているのは明確さです。

すでにGoogle DriveとプロジェクトManagementツールを別々に使っているなら、そのギャップを埋めることは複雑である必要はありません。目標はシンプルです。重要なファイルを、作業を計画・実行するのと同じワークスペースに置くことです。 IndieDevBoardでは、Googleアカウントを一度接続するだけで、必要に応じていつでもファイルをインポートできます。ファイルはプロジェクトに置かれ、チームがすぐに利用できるようになります。フォルダに整理したり、ムードボードに追加したり、クイックリファレンス用に画像ギャラリーに保管したりできます。 重要なのは、Google Driveを置き換えることではありません。ファイルとプロジェクトを2つの別々のものとして扱うのをやめることです。それらが一緒に存在するとき、作業が速くなり、失うものが減り、ドキュメントを探すのではなく実際の作業に時間を費やせるようになります。